Imágenes de los archivos (Carpetas)

Carpetas

Con anillas o tipo A-Z

Archivo definitivo

Sencillas

De proyecto

Colgantes

De fuelle

Imágenes de los archivos (Mobiliario)

Mobiliario:

Archivador:

Estantería

Armario para carpetas colgantes

Armario giratorio

Armario móvil

¿Que es el expurgo?

¿Que es el expurgo?

Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar toda aquella información que ya no es necesario mantener, ya sea por caducidad del plazo legal o porque ha dejado de tener sentido par la empresa.
El expurgo de la documentación consiste en la destrucción física, por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

Etapas de archivo

Etapas de archivo

El trabajo en el Archivo precisa de una serie de etapas que se deben realizar con mucho cuidado para no extraviar ningún documento. Unas se realizan, en el propio archivo, previas a la labor de archivado y otras son posteriores a esta labor.

• Recepción: Las empresas originan gran cantidad de documentación y también la reciben del exterior.
• Registro: Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc.
• Distribución: Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario.
• Clasificación: Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización.
• Codificación: Se identifica en cada documento según el sistema de clasificación más conveniente en cada caso, según sus características:

1. Alfabético: palabra ordenatriz
2. Numérico: el número de documento, serie, etc
3. Cronológico: fecha creación, vencimiento, etc

• Depósito de los documentos: El último paso es efectuar el depósito de los documentos

1. Si se trata de un documento impreso: se colocará en el archivo dispuesto para tal fin. La documentación suele guardarse en carpetas y subcarpetas.
2.  Si se trata de un archivo electrónico o audiovisual, se utilizarán los sistemas informáticos de que disponga la empresa, así como mobiliario adaptado para el archivo de estos.

El archivo

El archivo

Funciones: Dentro del departamento de administración de cualquier empresa, un archivo es una herramienta imprescindible, que además persigue unos objetivos muy concretos:

• Objetivos de carácter legal: la empresa debe guardar durante un tiempo determinado una serie de documentos porque así lo establece el Código de Comercio
• Objetivos de carácter Técnico: la empresa debe guardar los documentos que genera por la utilidad que en un futuro tienen para ella, ya que el archivo es la memoria de la empresa.

Sistemas de clasificación

Sistemas de clasificación:

• Clasificación: alfabética: los documentos se clasifican siguiendo el orden del abecedario.
• Clasificación Numérica: los documentos se clasifican en base al sistema numérico.
• Clasificación alfanumérica: se basa en una combinación de letras y números pudiendo prevalecer las letras o los números para la ordenación de los documentos.

Archivos según

Archivos según:

• La frecuencia: 

1. Archivos Activos: recogen documentos recién llegados a la empresa o que los distintos departamentos consultan frecuentemente.
2. Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
3. Inactivos: contiene documentos que ya no son útiles para la actividad diaria, pero que por razones legales o técnicas, deben conservarse permanentemente o hasta su destrucción.

• Su ubicación:

1. Centralizados: los documentos de la organización se conservan en un mismo lugar y son consultados por distintos departamentos de la empresa
2. Descentralizados: cada departamento de la empresa tiene su propio archivo para guardar sus propios documentos