Etapas de archivo

Etapas de archivo

El trabajo en el Archivo precisa de una serie de etapas que se deben realizar con mucho cuidado para no extraviar ningún documento. Unas se realizan, en el propio archivo, previas a la labor de archivado y otras son posteriores a esta labor.

• Recepción: Las empresas originan gran cantidad de documentación y también la reciben del exterior.
• Registro: Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc.
• Distribución: Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario.
• Clasificación: Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización.
• Codificación: Se identifica en cada documento según el sistema de clasificación más conveniente en cada caso, según sus características:

1. Alfabético: palabra ordenatriz
2. Numérico: el número de documento, serie, etc
3. Cronológico: fecha creación, vencimiento, etc

• Depósito de los documentos: El último paso es efectuar el depósito de los documentos

1. Si se trata de un documento impreso: se colocará en el archivo dispuesto para tal fin. La documentación suele guardarse en carpetas y subcarpetas.
2.  Si se trata de un archivo electrónico o audiovisual, se utilizarán los sistemas informáticos de que disponga la empresa, así como mobiliario adaptado para el archivo de estos.